Registro de Facturación Electrónica
Opción que permite visualizar y emitir nuevas Facturas Electrónicas en el sistema
Esta opción del sistema nos permite cargar una ventana en la que se muestra un panel de filtros de búsqueda para listar las facturas electrónicas que se hayan emitido en el sistema
- Empresa: Nos muestra la empresa con la que vamos a facturar y/o visualizar la información previamente generada
- Establecimiento: Seleccionamos el Nro. de Establecimiento de acuerdo al RUC de la empresa
- Punto de Emisión: Seleccionamos el Punto de Emisión de la Factura Electrónica
- No. Factura: Nos permite buscar un número de factura previamente registrada en el sistema
- Fecha Desde y Fecha Hasta: Permite buscar todas las facturas que se han registrado en el sistema en un rango de fechas; si se desea listar todas las facturas se puede dejar en blanco ( / / ) ambas fechas para que se presenten todos los documentos registrados
- Vendedor: Podemos seleccionar el Vendedor que haya generado la venta de la factura para listar todas los documentos registrados
- Cliente: Permite buscar por nombres del cliente todas las facturas que se le hayan emitido
- Filtrar por: Nos permite seleccionar el filtro para omitir las Facturas anuladas, las válidas o todas
- Solo Pagadas: Esta opción nos permite mostrar las facturas emitidas que ya han sido pagadas en su totalidad por parte del cliente o no
Esta ventana nos muestra una barra de botones de acción, las mismas que nos permiten realizar lo siguiente:
Nuevo: Este botón permite registrar una nueva factura en el sistema (Factura Manual)
Consolidado: Al hacer clic sobre este botón, nos genera un listado consolidado de todas las facturas emitidas de acuerdo a los parámetros de selección registrados en el panel superior
Actualizar: Permite actualizar la información en pantalla del listado de las facturas emitidas
Factura Manual
Botón Nuevo en Facturación Electrónica
Al seleccionar esta opción del botón Nuevo, se nos presenta una nueva ventana donde procederemos a registrar toda la información referente a la factura electrónica que necesitamos emitir y autorizar
- Fecha: Debemos ingresar la fecha de la factura a emitir, esta no puede ser mayor a la fecha actual y de forma predeterminada se llenará inicialmente con la fecha actual del sistema
- CI/RUC: En esta sección debemos digitar el No. de Cédula o RUC del Cliente a quién se le facturará, sino conocemos el número de cédula o ruc, procederemos hacer clic sobre la imagen de la lupa, la misma que nos presentará un panel de búsqueda
Si no existe registrada la información del cliente a quién se le emitirá la Factura Electrónica, será necesario ingresar al nuevo cliente en el sistema ir al instructivo de Maestro de Clientes
- Vendedor: En esta opción se podrá seleccionar el nombre del Vendedor responsable de la venta (opcional)
- Guía de Remisión: En esta opción se selecciona la casilla para generar de manera automática la guía de remisión de la factura a generar (aplica restricciones)
Información de Autorización
En esta sección se presentará la informacion correspondiente a la autorización electrónica de la factura
- No. Autorización: Se presentará el número de la Autorización Electrónica de la factura
- Fecha Autorización: Se presentará la fecha y hora de la Autorización Electrónica de la factura
- Ambiente: Se presenta el ambiente (Pruebas/Producción) que se autoriza la Factura Electrónica
Detalle de la Factura
En esta sección de la Factura Electrónica, se detallará los Productos y/o Servicios que se incluirán en la presente factura que se emitirá al cliente seleccionado
- Código: En esta sección se permitirá registrar el Código del Producto/Servicio que se va a facturar
- Descripción del Producto/Servicio: Nombre del Producto/Servicio que se va a facturar
- Cantidad: Cantidad del Producto/Servicio que se va a facturar
- Precio Uni.: Precio del Producto/Servicio que se va a facturar
- Subtotal: Subtotal del Producto/Servicio que se va a facturar (cálculo automático)
- Descuento: Valor de descuento que se aplica al Producto/Servicio que se va a facturar
- Neto: Valor Neto del Subtotal menos el Descuento aplicado
- Aplica I.V.A.?: Marque esta casilla si el Producto/Servicio se debe facturar con I.V.A.
- I.V.A.: Valor del Impuesto al Valor Agregado del Producto/Servicio que se va a facturar
- Total: Total del Valor a pagar por cada Producto/Servicio que se va a facturar
El sistema permite ingresar 5 Productos/Servicios en el detalle de la factura, y cada vez que se guarde la información se permitirá 5 filas más
Información Adicional
Se permite detallar un comentario y/u observación adicional acerca de la venta en la Factura Electrónica
Resumen General de la Factura
En esta sección se presenta el resumen de la venta en la Factura Electrónica
- SUBTOTAL: Se presenta el Subtotal de la Venta en la Factura Electrónica actual
- DESCUENTO: Se muestra el valor total del Descuento aplicado en la Factura Electrónica
- I.V.A.: Se muestra el valor del I.V.A. total facturado
- TOTAL FACTURA: Se presenta el valor total de la venta
Forma de Pago
En esta sección se detallará los valores de las Formas de Pago acordadas con el cliente para la Factura Electrónica actual
- Efectivo: Monto del Valor pagado en Efectivo
- Cheque: Monto del Valor pagado en Cheques
- Tarjeta de Crédito: Monto del Valor pagado con Tarjeta de Crédito
- Tarjeta de Débito: Monto del Valor pagado con Tarjeta de Débito
- Otros: Se incluye los valores pagados con otras formas de pago (Depósito, Transferencia Bancaria, Crédito, etc.)
Información de Auditoría
En esta sección se muestra el Usuario, Fecha y Hora en que se grabó por primera vez la información de la factura y el Usuario, Fecha y Hora en que se autorizó
Botones de Acción
En esta sección se presentan los botones de acción que permiten ejecutar procesos y validaciones generales de la Factura Electrónica
- Nuevo: Permite cargar la ventana de la Facturación Electrónica para poder registrar y emitir una nueva
- Grabar: Permite grabar la información registrada en la Factura Electrónica que se haya registrado en pantalla
- Autorizar: Este botón permite ejecutar el proceso de autorización electrónica de la factura actual, la misma que al finalizar y sea autorizada bloquea los datos de la factura para que no pueda ser modificada. Este botón se habilita siempre y cuando previamente se haga grabado la información de la Factura (Clic en el botón Grabar)
- Anular: Este botón permite marcar la Factura Electrónica como anulada, la misma que se considera no válida para el S.R.I. Esta factura antes de poder anularla debe estar previamente autorizada
- RIDE: Permite generar el reporte PDF del Ride de la Factura Electrónica, este botón se habilitará una vez la factura haya sido autorizada por el S.R.I.
- XML: Este botón permite presentar una ventana con la información del XML de la Factura Electrónica autorizada, una vez presentada la ventana con la información del archivo, se puede guardar este archivo en el disco duro del equipo que esté utilizando
- Email: Este botón realiza el proceso de envío de la Factura Electrónica con la información de la venta al correo de los contactos del cliente, adicionalmente se adjuntan el archivo PDF y XML
- Guía de Remisión: Este botón permite cargar una ventana con la información de la Guía de Remisión asociada a la Factura Electrónica actual, siempre y cuando al momento de generar el documento de venta se haya especificado que aplica la creación de la Guía de Remisión
- Cerrar: Este botón permite cerrar la ventana de Factura Electrónica y retorna a la opción principal de “Registro de Facturación Electrónica”